就當(dāng)前我國科研院所信息化建設(shè)現(xiàn)狀而言,多數(shù)科研院所已經(jīng)明確認(rèn)識到信息化建設(shè)對自身管理與發(fā)展的重要性,并將信息化建設(shè)列為重點(diǎn)工作,從信息化建設(shè)組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建、信息化建設(shè)工作制度的完善、信息化系統(tǒng)的研發(fā)到信息化系統(tǒng)管理維護(hù)進(jìn)行了不斷完善與優(yōu)化。目前,多數(shù)科研院所通用與專用信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)水平,基本與國內(nèi)信息化發(fā)展先進(jìn)的企業(yè)持平。但是,從總體發(fā)展情況來看,科研院所的信息化建設(shè)并未取得理想效果,信息化建設(shè)的投入與信息化建設(shè)價(jià)值不成正比,對科研院所綜合能力的強(qiáng)化與科研院所創(chuàng)新發(fā)展的貢獻(xiàn)度不高。
任務(wù)多元化、項(xiàng)目組織模式差異化、工作重點(diǎn)區(qū)別化、無市場驅(qū)動性等是現(xiàn)階段多數(shù)科研院所業(yè)務(wù)工作所具備的基本特征。與此同時(shí),科研院所在產(chǎn)品交付過程中,無形產(chǎn)品相對較多,多以試驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、研究報(bào)告等形式進(jìn)行具體體現(xiàn),這在一定程度上為產(chǎn)品定量考核提供了難度。加之科研院所在從事科研工作時(shí),部分單位組織結(jié)構(gòu)具有剛性強(qiáng)、崗位職責(zé)不明確、職能交叉嚴(yán)重、等級控制顯著等問題,從而導(dǎo)致科研院所在業(yè)務(wù)管理上缺乏精細(xì)化管理。此外,部分科研院所并未建立完善的人力資源管理體系,缺乏科學(xué)、健全的績效考核制度,從而無法有效調(diào)動員工工作積極性,實(shí)現(xiàn)降本增效目的,加之受上級配發(fā)單機(jī)、封閉系統(tǒng)的影響,部分科研院信息集成相對困難,導(dǎo)致信息共享性與信息利用率低下。這些來自于業(yè)務(wù)性質(zhì)方面的問題,嚴(yán)重制約了科研院所信息化建設(shè)的優(yōu)化發(fā)展。
針對科研院所信息化建設(shè)諸多問題,泛微協(xié)同辦公平臺從項(xiàng)目管理、合同管理、知識管理、財(cái)務(wù)管理、任務(wù)管理、綜合行政、人事管理、資產(chǎn)管理等入手,幫助科研院所提高協(xié)同辦公水平,保障科研院所信息化建設(shè)的科學(xué)性、合理性與可信性,實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量與效率的提升。
項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理是科院院所管控的重點(diǎn)內(nèi)容,項(xiàng)目主要包括科研項(xiàng)目以及業(yè)務(wù)承接項(xiàng)目。泛微OA項(xiàng)目管理模塊對科研院所項(xiàng)目從計(jì)劃提出、審批、執(zhí)行進(jìn)行全過程管控,同時(shí)以項(xiàng)目完成情況來驅(qū)動員工考核,反之以績效制度推動項(xiàng)目高效執(zhí)行。通過對項(xiàng)目強(qiáng)有力的管控,推動科研院所業(yè)務(wù)的發(fā)展和員工的高效協(xié)同。
合同管理
合同是科研院業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。泛微OA合同管理模塊能夠幫助科研院所建立合同庫,記錄所有合同基本信息。并且通過流程進(jìn)行合同付款申請、合同收款通知申請,回寫合同收、付款金額等信息給合同卡片,匯總合同收付款記錄,實(shí)現(xiàn)科研院所合同、以及合同收付款記錄的全過程管理。
知識管理
科研院所作為知識密集型企業(yè),知識文檔積累、學(xué)習(xí)、利用是日常工作協(xié)同的重要一環(huán)。泛微知識管理模塊能夠把項(xiàng)目過程中的技術(shù)類文件、過程文件通過流程審批后,自動歸檔到項(xiàng)目卡片中,形成項(xiàng)目對應(yīng)的過程文件庫;同時(shí)對于企業(yè)的規(guī)章制度、通知公告信息,形成知識文檔,供單位人員查閱;與檔案系統(tǒng)的集成,實(shí)現(xiàn)檔案相關(guān)信息的快速讀取和回寫,實(shí)現(xiàn)科研院所知識檔案的一體化管理。
財(cái)務(wù)管理
科研院所財(cái)務(wù)費(fèi)用審批效率較低,有時(shí)一個報(bào)銷需要走兩個流程,導(dǎo)致報(bào)銷流程可能會走近一個月。泛微系統(tǒng)財(cái)務(wù)費(fèi)用模塊,能夠?qū)崿F(xiàn)線上流程審批和線下票據(jù)審批結(jié)合互補(bǔ),且流程歸檔后可駁回,極大的提高了審批效率。同時(shí)對財(cái)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算管理和超標(biāo)管控;對財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行統(tǒng)一的圖表展示; 財(cái)務(wù)流程支持逐層上批,支持移動化審批及填寫。
人事管理
泛微人事管理模塊可對科研院所人事信息進(jìn)行錄入、流轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)全程數(shù)智化管控。通過員工自助模塊實(shí)現(xiàn)員工自助查詢假期、薪資績效,實(shí)現(xiàn)人事管理系統(tǒng)化、規(guī)范化,有效的提高人事管理部門的工作效率和質(zhì)量。
任務(wù)管理
任務(wù)是科研院所常見的工作內(nèi)容,如何科學(xué)的實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理是管理者不斷探索的問題。泛微任務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)任務(wù)下達(dá)、任務(wù)考核、工作任務(wù)看板的系統(tǒng)化管理。對于部分單位任務(wù)下達(dá)的特殊性,泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠?qū)⒈粍拥娜斯し峙?,轉(zhuǎn)化為主動的搶單作業(yè)。把管理場景融入到產(chǎn)品中,從而減輕了大量繁重的人工工作,減少人工干預(yù),讓體系更公平、高效,提升員工積極性。
綜合行政管理
為了能夠更好的服務(wù)員工,綜合行政管理是科研院所一直關(guān)注的問題。泛微協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建模應(yīng)用,幫助科研院所搭建各項(xiàng)臺帳,如車輛信息臺帳、會議信息臺帳等,并通過流程管控,實(shí)現(xiàn)單位各項(xiàng)資源的合理調(diào)配。
資產(chǎn)管理
科研院所有大量的實(shí)驗(yàn)設(shè)備、辦公資產(chǎn)需要進(jìn)行登記管理。泛微資產(chǎn)模塊,對各項(xiàng)資產(chǎn)從入庫到報(bào)廢,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)設(shè)備的全生命周期管理。包括資產(chǎn)設(shè)備檔案管理、設(shè)備使用計(jì)劃、設(shè)備采購管理、設(shè)備發(fā)放管理、設(shè)備定檢維護(hù)管理、設(shè)備故障維修管理、設(shè)備租賃管理、設(shè)備調(diào)撥管理、設(shè)備清理管理等。